Mein Leben, Privates

Wie organisiere ich mich online? 6 Tipps, die mir persönlich viel gebracht haben!

Eine Frage, die ich mir in den letzten Jahren immer wieder gestellt habe: Wie organisiere ich mich online besser?

Wie-ich-mich-organisere

Bei so vielen Projekten, die ich irgendwann auf dem Zettel hatte, habe ich manchmal einfach den Überblick verloren und war ziemlich unstrukturiert. Wenn man aber a) den Blog, b) Packendes mit c) verschiedenen Monaten, d) hin und wieder Reisekoops, e) normale Kooperationen und e) Schnittmuster hat, plus normale Büroorganisation (Kannst Du mal Druckerpapier nachbestellen? Hast Du schon den und den Artikel gelesen?) und Privatleben unter einen Hut bringen will, dann geht das nicht mehr nur mit einem Emailordner und ohne Organisationstool.

Ihr kennt das sicher in ähnlicher Form, und sei es die Nährunde, Haushaltsalltag, Kind A bis E zum Turnen, Sportverein oder sonst wo hin zu bringen, „nebenbei“ vielleicht noch selbstständig… ich glaube viele von uns haben viel aus dem Zettel!

Wie organisiere ich mich also am Besten?

Zunächst muss ich sagen, ich habe viel ausprobiert! Einiges funktioniert okay, einiges für kurze Zeit, anderes gar nicht – und das ist bei jedem komplett unterschiedlich.
Also probiert am besten aus, testet, setzt euch Zeiträume, wo ihr etwas Neues ausprobiert und schaut wo es hakt oder noch besser werden kann. Besser heißt hier nicht, dass man sich komplett selber optimieren soll, besser heißt hier einfacher! Einfacher für euch, mit weniger Stress, weniger Sachen im Kopf und damit mehr To Dos aufgeschrieben und organisiert.

Bei mir funktioniert es aktuell folgendermaßen am Besten:

1) Mails synchronisieren

Ich habe aktuell meine Mails auf 3 Geräten (Macbook, iPhone und Rechner in der Firma), wobei ich irgendwann Firmenmails gar nicht mehr auf mein Handy bekommen möchte. Alle 3 Geräte synchronisieren sich miteinander, sprich wenn ich auf dem Handy eine Mail lösche oder lese, ist sie auf den beiden anderen Geräten auch gelöscht oder gelesen. Das war nicht immer so! Und es bringt keinen Spaß, wenn man aus dem Urlaub kommt und erst einmal 2 Stunden Mails sortieren muss.

Sowieso versuche ich unterwegs so wenig wie möglich auf dem Handy meine Mails richtig zu lesen. Entweder werden sie sofort gelöscht (weil unwichtig zum Beispiel) oder ich lese sie nur an und ignoriere sie danach. Nur bei Mails, wo ich sofort reagieren will oder muss, schaue ich genauer hin. Warum? Weil man sich sonst mit jeder Mail mindestens 2x beschäftigt! Ich bin nicht der Typ, der gerne vom Handy aus Mails beantwortet, also laß ich zum Beispiel einen kritischen Kommentar, damals noch zu Packendes, beschäftigte mich in der Sekunde (und im schlimmsten falls noch Minuten danach) mit diesem Kommentar, während ich zum Beispiel Abendessen kochte und dann noch mal, wenn ich die Mail später auf dem Sofa oder am nächsten Tag im Büro bearbeitete. Also entweder keine Mails mehr aufs Handy bekommen, oder nur vorsortieren!

Tipp: Wenn ihr aus dem Urlaub kommt und schon mal einen Überblick über eure Mails haben wollt/müsst – einmal das Handy oder den Laptop beim Rückflug ins Flughafen-WLAN einloggen, alle Mails runter laden und auf dem Rückflug vorsortieren. Sollte man aber nur machen, wenn man eher der gelassene Typ ist und sich nicht schnell aus der Ruhe bringen lässt.

2) Mailordner anlegen

Für nahezu alles eigene Mailordner anlegen – das wichtigste Learning der letzten Jahre! So ist mein Maileingang meist relativ leer (was ich super befriedigend finde!) und ich finde Dinge schnell und einfach wieder.

Die richtige Anzahl an Ordnern zu finden ist gar nicht so einfach auf den ersten Blick – was ist zu grob, was zu fein unterteilt?

Mein Tipp: Überlegt euch vorher auf dem Papier, was für Mails ihr viel bekommt. Startet mit so wenig Ordnern wie möglich und untergliedert diese zur Not irgendwann noch mehr.

Ein Beispiel: Ich hatte einen Ordner wo alles zu Packendes reingeschoben wurde, wenn es bearbeitet wurde. Grafiken, Bestellungen, Angebote, Kartondesigns, Zahlen und Fakten… Irgendwann merkte ich, dass ich zu lange suchen muss, wenn ich etwas schnell zum nächsten Monat finden wollte, also kriegte der Ordner Unterordner für die einzelnen Monate. Das war für mich und für dieses Projekt genau die richtige Unterteilung.

Verliert euch hier aber auch nicht im Detail. So habe ich zum Beispiel für meine Reisen einen Ordner und für jedes Ziel Unterordner (für Hoteltipps, Mietwagenmails, Flüge usw…) – Anfang des Jahres war ich in die Schweiz eingeladen und vorletzte Woche vom selben Veranstalter wieder. Dafür habe ich dann keinen neuen Ordner angefangen, denn ich kann klar Anhand des Datums sehen, um welche Reise es geht.
Schaut so einfach nach und nach, was ihr braucht. Wenn viele Mails reinkommen zu einem Thema, vielleicht auch nur für kurze Zeit, wird es möglicherweise Zeit für einen neuen Ordner? So habe ich für Blogkooperationen einen allgemeinen Ordner, bei größeren Koops aber eigene Ordner.

3) Kleinkram wegsortieren

Was ist mit dem „Kleinkram“? So Sachen wie „Schau mal, der Link könnte Dich interessieren“ „Hier gibt es kostenlose Stockfotos“ „Lass uns hier mal essen gehen“ – solche Mails haben bei mir regelmäßig den Maileingang verstopft! Ich konnte sie noch nicht löschen, sondern wollte mich irgendwann mal damit beschäftigen, aber nicht jetzt. Und dann liegen sie dort eeewig! Solche Sachen verschiebe ich mittlerweile in einen Ordner, der unkreativ „Merken“ bei mir heißt, so ein bisschen meine Schmuddelecke im Mailprogramm, aber ich weiß, wenn ich mal Zeit oder Langeweile habe, kann ich da rein gehen, etwas stöbern und vielleicht löschen, weil es doch nicht so wichtig war wie gedacht. So bleibt mein Eingang trotzdem schön aufgeräumt.

4) Mein Orgatool – Meistertask

Okay, was ist jetzt mit den Sachen, wo man auf eine Rückmeldung wartet, ein To Do selber machen muss oder was zu einem bestimmten Termin erst erledigt werden muss? Dafür benutze ich seit kurzer Zeit Meistertask und bin so begeistert! Vorher habe ich im Team Asana benutzt, war mir aber nicht intuitiv oder hübsch genug, ich kann es gar nicht so genau sagen. Viele benutzen Wunderlist oder Evernote (kann mir beides im Team zu wenig), Trello oder Slack. Ich habe mich für Meistertask entschieden, weil es noch eine Ergänzung gibt, Mindmeister, für Mindmaps. Und ich LIEBE Mindmaps für Ideensammlungen oder um Struktur in Dinge zu bekommen. Das alles ist am Ende Geschmackssache und hat viel damit zu tun, was euch reicht, vielleicht zu viel ist (Slack aktuell noch bei uns) und was ihr auch visuell ansprechend findet.

Ich erzähle euch noch kurz, wie ich Meistertask für mich alleine, meine Mails und im Team benutzte.
Man kann verschiedene Projekte anlegen. Diese Projekte haben Spalten, die in „Offen“ „In Arbeit“ „Erledigt“ unterteilt (können auch umbenannt werden oder um weitere ergänzt werden) sind. Wenn ich jetzt aus einer Mail zum Beispiel weiß, dass ich noch auf einen Zahlungseingang aus einer Koop warte, sortiere ich alle Mails zu der Koop schon in meine Mailordner, mache mir aber eine Aufgabe in Meistertask mit „Firma XY überwiesen?“ – so kann ich es nicht vergessen und es ist aber aus meinem Mailfach und aus meinem Kopf raus.

Zudem sehe ich mit Meistertask immer, woran wer aus dem Team gerade arbeitet, wir brauchen deutlich weniger Mails („Done“-oder „Erledigt“-Mails sind einfach überflüssig), ich sehe, wenn eine Aufgabe erledigt ist, dass sie fertig ist und wenn sie archiviert wird, weiß ich auch, dass ich mich da nicht mehr drum kümmern oder nachfragen muss. Umgekehrt gilt das für meine Teammitglieder natürlich auch!
Das funktioniert vor allem gut, wenn man nicht am selben Standort sitzt oder so wie ich oft unterwegs ist, aber trotzdem wissen mag, wie der Stand der Dinge ist. Dafür gibt es auch eine passende App, die ich bisher ebenfalls toll finde! Benachrichtigungen werden sofort angezeigt (wenn mir etwas zugewiesen wurde, oder jemand eine Aufgabe kommentiert hat, weil noch Rückfragen offen sind), sowie meine Aufgaben.

Ein weiterer Vorteil ist, dass so alles schriftlich festgehalten ist, was besprochen wurde, man so etwas nicht vergessen kann oder später keiner mehr weiß, ob man jetzt die Schrift in grau oder blau machen wollte. Man kann Anhänge aus der Dropbox anhängen, Checklisten machen usw. – und natürlich gibt es Projekte, an denen nur ihr selber arbeiten könnt, was niemand anderes sehen kann, wenn Du nicht alleine in dem Programm arbeitest. Hilft bestimmt auch bei Familien, wenn zum Beispiel ein Hausbau ansteht, Hochzeitsvorbereitungen mit dem Partner oder der Trauzeugin und und und. Ja, nicht nur Pinterest kann da helfen. :)

Auch meine Blogposts kann ich so gut planen und im Überblick behalten. So könnte es zum Beispiel aussehen.

Bildschirmfoto 2017-07-18 um 17.16.24

Jede einzelne Aufgabe kann dann Kommentare, Anhänge, Checklisten oder auch ein Fälligkeitsdatum haben.

Bildschirmfoto 2017-07-18 um 17.17.08

5) Schritt für Schritt

Klein anfangen! Wenn man alles auf einmal umsetzen will, dann kann ich nahezu garantieren, dass man das nicht lange durchhält. Wie bei einer Diät – macht man zu viel, hält man sich nicht lange an die guten Vorsätze.

Daher würde ich vorschlagen, dass ihr euch erst einmal eure Mails vornehmt und alles schick in Ordner packt. Auch bei Tools wie Meistertask teste ich aktuell nur für mich und noch mit einer Kollegin aus dem Team, ob das etwas für uns alle sein kann. Denn auch das ist nervig, wenn man merkt, ein Tool ist doch nicht so praktisch, aber alle anderen haben damit auch schon Arbeit gehabt.

6) Mails automatisieren lassen

Was auch noch wichtig ist – automatisiert Mails! Manche Newsletter will ich zum Beispiel nicht abbestellen, weilsdie schön aussehen, weil ich hin und wieder doch sehen will, was für Angebote es gibt oder weil ich mich inspirieren lassen will. Legt euch dafür einen Ordner mit „Werbung“ an und legt Regeln an. Sprich, dass alle Mails mit dem Absender „xy“ immer automatisch in diesen Ordner laufen. Ihr werdet sie nie im Mailposteingang sehen, nur wenn ihr auf diesen Ordner klickt, wo sie fleißig gesammelt werden. So mache ich es auch mit Paypalzahlungseingängen zum Beispiel. Natürlich will ich die sehen, nur nach einer Rabattaktion könnte sosonst zum Beispiel auch mal eine wichtige Kundenmail durchrutschen. Jetzt nicht mehr. Geht natürlich auch für Mails vom Sportverein, Facebookgruppen (wenn man dafür denn überhaupt Nachrichten bekommt) usw.

Und nun bin ich gespannt. Habt ihr noch Tipps für mich? Denn auch bei mir gibt es mit Sicherheit noch einiges zu tun. :)

Liebste Grüße,
Ricarda

Empfohlene Beiträge
4 Kommentare
  1. Julia

    19. Juli 2017 um 6:40

    Vielen Dank für die Tipps, Ricarda! :)
    Ich habe vor ein paar Wochen auch mal versucht meine Maileingänge irgendwie zu organisieren. Noch bin ich mit meinem System aber nicht zufrieden. Da muss ich nochmal ran wenn ich das hier bei dir so lese. ;)
    Meistertask sieht auf deinem Screenshot schonmal sehr viel ansprechender und „sauberer“ aus wie Asana. Kann man das so sagen? :D Naja, vielleicht verstehst du ja was ich meine. Das schaue ich mir mal genauer an, Asana finde ich nämlich tatsächlich ein wenig unübersichtlich.
    Liebe Grüße,
    Julia

    Antworten

    • Ricarda

      19. Juli 2017 um 8:26

      Haha, ich versteh genau was DU meinst! Gefühlt ist Asana eher bei Männern cool. :)
      Was ich bei Asana nervig finde – man sieht nicht sofort, bei welcher Aufgabe noch was dazu steht! Bei Meistertask sieht man schon in der Übersicht mit kleinen Zahlen, wenn dahinter zb eine Checkliste ist.

      Antworten

  2. Indina

    5. August 2017 um 15:30

    Danke! Mit meiner Mail-Orga bin ich zwar schon ganz zufrieden, aber MeisterTask ist ein sehr guter Tipp, der sofort angegangen wird ;-)
    Hab Deinen Blog gerade entdeckt, bin sehr angetan (obwohl ich keine Näherin, sondern ein Papiertier bin *lach*).
    Alles Gute für Dich <3
    Indina

    Antworten

    • Ricarda

      8. August 2017 um 16:09

      Hihi, ich danke Dir! Das freut mich :)

      Antworten

Hinterlasse einen Kommentar

Deine E-Mailadresse wird nicht veröffentlicht. Pflichtfelder sind mit Sternchen markiert *

Über mich



Ricarda, Kreativbloggerin aus Hamburg

Melde Dich für die Newsletter an:



mehrfach Auswahlmöglich
Blog Kategorien
Unsere Ebookshop
Schmuck und Papeterie
Lieblingsstoffladen
Neues aus Instagram